商会章程

1.1 本会的法定名称为 Longyan Chamber of Commerce of New Zealand Incorporated（以下简称“本会”）。中文名称为“新西兰龙岩商会”，仅为对外使用名称；如中文名称与注册名称不一致，以注册名称为准。

1.2 本会最初依据2010年8月20日通过的决议成立。本章程经会员大会通过并依法律完成注册后，取代此前全部章程。

1.3 本会为非营利、非政党、非宗派的会员组织，须遵守《2022年社团法人法》（Incorporated Societies Act 2022，以下简称“本法”）及其他适用的新西兰法律。

1.4 本章程中，“理事会”指依本章程负责管理本会的 governing body；“官员”具有本法规定的含义；“书面”包括电子通讯；“会员大会”包括年度会员大会和特别会员大会；“工作日”具有本法规定的含义。

1.5 本章程中英文逐条对应。两种文本应尽可能作一致解释；如有不能调和的差异，为满足新西兰法律、注册及执行之目的，以英文文本为准。

2.1 本会愿景是建设一个有活力、有温度、有实际价值的龙岩籍商务交流平台，以乡情建立信任，以交流创造机会。

2.2 本会宗旨为：服务会员；促进会员交流、互助、资源共享与合作共赢；支持企业经营者、专业人士、创业者和青年人才成长；促进新西兰与中国、尤其新西兰与福建龙岩之间的经贸、文化、旅游及民间友好交流；并积极参与新西兰社区。

2.3 为实现宗旨，本会可组织联谊、商务对接、企业参访、专业讲座、文化与家庭活动、青年项目；发布经审核的会员企业及合作信息；并与政府、商协会、专业机构及社区组织合作。

2.4 本会不得以会员取得财务收益为宗旨。会员可在正常商业条件下取得服务、报销合理费用、获得与宗旨一致且依法允许的附带利益，但不得因会员身份分配本会利润、财产或剩余资产。

3.1 在法律允许并为实现宗旨所合理需要的范围内，本会享有完全行为能力，包括订立合同、聘用人员或承包商、开立账户、筹款、接受捐赠、取得或处分财产、投资、借款及提供担保。

3.2 理事会行使本会权力时须符合本章程、本法、会员大会的有效决议及审慎财务管理原则。重大借款、对不动产设定担保或处分实质上全部资产，须经会员大会特别决议批准。

4.1 本会原则上实行个人会员制。会员类别为：(a) 正式会员；(b) 合作会员；(c) 名誉会员。理事会可另行认可战略合作伙伴，但除非其另经批准成为会员，战略合作伙伴不因该称号成为本法意义上的会员。

4.2 正式会员须年满18周岁，在新西兰居住、工作或经营业务，与龙岩有籍贯、家庭、工作、商业或其他真实联系，认同本会宗旨，并书面同意成为会员及遵守本章程。夫妻或伴侣须分别申请及登记。

4.3 合作会员须年满18周岁，与本会或会员有密切合作、愿意支持本会宗旨，并书面同意成为会员及遵守本章程。

4.4 名誉会员由理事会邀请并经本人书面同意，可包括对本会或新西兰与龙岩交流有突出贡献的人士。名誉会员免交会费。

4.5 正式会员具有表决、提名、被提名及担任官员的权利。合作会员和名誉会员可参加活动、发言并享受理事会确定的服务，但无表决权且不得担任理事会官员，除非会员大会通过章程修订另有规定。

5.1 申请人须按理事会规定的格式提交申请及会员同意。理事会可要求合理资料进行身份、资格和声誉核查，并以多数票批准、附条件批准或拒绝申请。理事会无须披露受法律、隐私或保密义务限制的信息。

5.2 会员资格自理事会批准、所需会费缴清且会员姓名录入会员名册之日起生效。

5.3 秘书长或理事会指定人员须保存并及时更新会员名册，至少记录法律要求的姓名、最近联系方式、入会日期及退会日期，并记录会员同意。会员须及时通知资料变更。

5.4 年度会费、缴费日期、减免及不同会员类别的收费由会员大会决定；在会员大会授权范围内，理事会可制定实施细则。拖欠会费超过90日且经书面催缴仍未支付者，可暂停会员权益。

6.1 会员有权依会员类别参加活动、取得依法及本章程可提供的信息、提出建议或投诉，并受到公平、尊重及不歧视的对待。

6.2 会员须遵守法律、本章程及本会合法政策；维护本会声誉；诚信交往；尊重保密、隐私和知识产权；披露相关利益冲突；并自行对商业、投资及专业决定进行尽职调查。

6.3 本会提供信息、展示和资源引荐平台，不对会员、合作方或第三方的产品、服务、建议、投资或交易作担保或背书，除非理事会以书面明确授权。

7.1 会员可随时书面通知秘书长退会，退会自通知收到之日或通知所列较后日期生效；已缴会费不予退还，已到期债务仍须支付。

7.2 会员死亡、法人会员解散（如适用）、不再符合资格、持续拖欠会费，或依本章程被终止会员资格时，其会员资格终止。

7.3 如有合理理由认为会员严重违法、违反本章程、损害本会或他人权益、作出严重不当行为，理事会可依第16章程序给予警告、暂停权益或终止会员资格。决定须相称、有书面理由，并告知复核或申诉途径。

8.1 本会须在每个资产负债表日后6个月内举行年度会员大会，且两次年度会员大会间隔不得超过15个月。理事会可召开特别会员大会；不少于10%的有表决权会员联名书面要求时，理事会须在合理期间内召开。

8.2 年度会员大会至少提前20个工作日通知；特别会员大会至少提前10个工作日通知。通知须载明日期、时间、地点或线上方式、议程、拟议决议全文、候选及代理或电子投票安排（如适用）。

8.3 会员大会可现场、线上或混合方式举行，但须让有权参加者能合理识别身份、同步交流并行使表决权。

8.4 会长主持会议；会长缺席时由副会长或出席有表决权会员推选者主持。除本章程另有规定，决议以所投有效票简单多数通过。票数相等时议案不通过，主持人无决定票。

8.5 表决通常举手或经安全电子方式进行；两名有表决权会员要求时采用无记名投票。理事会可允许书面代理、邮寄或电子投票，并须事先公布可验证、公平且保密的程序。

8.6 年度会员大会须接收理事会年度报告、年度财务报表、审计或复核报告（如适用）、利益登记册中依法须报告的披露，并选举官员、确定会费及处理通知所列事项。会议记录须妥善保存。

9.1 除选举官员、罢免官员、修改章程、解散或法律要求必须开会的事项外，会员可不召开会议而通过书面决议。拟议决议须同时发送给所有有表决权会员，并给予至少10个工作日回复。

9.2 书面决议须达到本章程规定的相同多数，并由不少于构成会员大会法定人数的有表决权会员投票，方为通过。通过后须尽快向所有有表决权会员发送结果并保存记录。

10.1 理事会负责本会事务、业务和财产的治理，并对会员大会负责。除法律或本章程保留给会员大会的事项外，理事会可行使本会全部权力。

10.2 理事会由不少于5名官员组成，包括会长1名、副会长多名、秘书长1名、财务负责人1名及会员大会决定的其他理事会委员。秘书长与财务负责人可由同一人兼任，但理事会任何时候须至少有3名不同官员。

10.3 会长领导战略、主持会议并代表本会；副会长协助并在获授权时代理；秘书长负责治理记录、会员联络、法定申报协调及日常运作；财务负责人负责预算、会计记录、支付控制与财务报告。理事会可书面分配其他职责。

10.4 理事会可成立专业理事会、工作组或顾问团处理特定事务。其负责人应由理事会委员担任或向一名指定委员汇报；所有授权、预算、期限及报告要求须书面确定。名誉职衔不当然具有官员或表决权。

11.1 官员须为正式会员、年满18周岁、书面同意任职，并符合本法规定的资格。候选人须在选举前作出资格声明及利益披露。

11.2 官员由年度会员大会以无记名投票选举，任期4年，自当次会议结束起至第二次其后年度会员大会结束止，可连选连任。会长连续任期原则上不超过两届；经不少于三分之二有效票批准可再任一届。

11.3 提名须由一名正式会员提出、另一名正式会员附议，并取得候选人书面同意，最迟于会议前10个工作日送达秘书长。候选人数不超过空缺时可无异议当选。

11.4 官员因辞职、死亡、不再是正式会员、失去法定资格、连续三次无合理原因缺席理事会会议，或经特别会员大会以三分之二多数罢免而离任。罢免前须给予合理通知及陈述机会。

11.5 临时空缺可由理事会委任符合资格的正式会员填补至下一次年度会员大会。若理事会少于法定最低人数，余下官员仅可为补足人数或召开会员大会而行动。

12.1 理事会至少每6个月召开一次会议。任何两名官员可要求召开会议。通常提前5个工作日通知；紧急情况下经多数官员同意可缩短。

12.2 理事会会议可现场、线上或混合举行。法定人数为在任官员过半数且不少于3人。每名官员一票，决议以所投有效票简单多数通过；票数相等时议案不通过，主持人无决定票。

12.3 全体有权表决官员书面一致同意的决议，视为理事会会议通过的决议。理事会须保存准确的会议记录、决议及出席情况。

12.4 理事会可向官员、雇员或工作组书面授权，但不得授权修改章程、批准年度财务报表、决定会员重大纪律处分、批准重大借款或其他依法不得转授的职责。理事会仍对授权监督负责。

13.1 每名官员须诚信并以本会最佳利益行事，为正当目的行使权力，遵守法律及本章程，具备合理注意、勤勉和技能，且不得同意会使本会产生重大债权人损失风险或无法履行的义务。

13.2 官员在与本会事项有利益关系时，须尽快向理事会披露利益性质和范围，并记入利益登记册。除本法允许且无利益官员认定适当外，该官员不得就该事项表决或签署相关文件，但可为法定人数目的计入。

13.3 理事会须至少每年审查利益登记册，并向年度会员大会报告法律要求披露的事项。

14.1 本会资产负债表日为每年3月31日，除非理事会依法决定其他日期并完成所需通知。

14.2 本会须在其名下维持新西兰银行账户，所有收入应及时存入。支付须有适当凭证并符合经批准预算和财务政策；银行付款原则上须由两名经授权人员批准，其中至少一名为会长、秘书长或财务负责人。

14.3 理事会须保存足以正确记录交易、财务状况及依法编制财务报表的会计记录，并制定年度预算、授权限额、费用报销、现金管理和储备政策。

14.4 官员均为志愿服务，除会员大会另行批准的合理报酬外不得领取薪金；本会可报销经批准且有凭证的合理费用，并可按公平市价聘请会员或官员提供专业服务，但须严格遵守利益冲突程序。

14.5 本会须依法编制、批准、向会员提供并向注册官提交年度财务报表和年度申报。达到法定审计门槛时必须审计；未达到门槛时，会员大会可决定进行独立审阅或审计。审计人员不得为本会官员或参与账目编制者。

15.1 本会须保存本法及良好治理所需的章程、会员名册、官员同意与资格声明、利益登记册、会议记录、决议、会计记录、合同和法定申报文件，并依法定期限保存。

15.2 会员可依法要求取得本会信息。理事会仅可基于本法允许的理由拒绝、限制、编辑或收取合理费用，并须说明理由及会员可采取的步骤。

15.3 本会须依《2020年隐私法》及相关原则收集、使用、保存和披露个人信息。会员内部名录、网站企业展示、私人联系方式、活动照片及宣传用途须分别取得适当授权，并允许会员在合理范围内撤回非必要授权。

15.4 以本会名义发布声明、使用标志或代表本会对外联系，须经会长、秘书长或理事会授权。网站及合作信息发布须经秘书处审核，清楚标识发布者，并可因过期、不准确、违法或有声誉风险而撤下。

16.1 “争议”包括会员与会员之间、会员与本会之间，或官员与本会之间，涉及本会运作、会员权利义务、违反本章程或官员职责的投诉。

16.2 投诉须以书面提交秘书长，说明事实、相关人员、已采取步骤和所求结果。如投诉涉及秘书长，则提交会长；涉及会长，则提交无利益关系的副会长。接收人须在10个工作日内确认并告知下一步。

16.3 投诉人及被投诉人均有权及时获知足够细节、在合理时间内提交证据和陈述、由公正决定者处理，并获得有理由的书面决定。程序须尊重自然公正、文化差异、隐私及安全。

16.4 理事会可先推动非正式解决或调解；但涉及严重违法、安全风险或不适合调解者除外。调查或决定可交由无利益关系的3人小组或独立人士。任何有实际或合理 perceived bias 的人不得担任决定者。

16.5 决定者可在投诉琐碎、恶意、无实质内容、已解决、拖延过久致不公平，或本会缺乏管辖权时决定不再处理，并书面说明理由。

16.6 受纪律处分或其他重大不利决定影响者，可在收到决定后15个工作日内向理事会指定的、未参与原决定的复核小组提出一次内部申诉。复核决定为本会内部最终决定，不限制任何法定权利。

17.1 理事会须委任1至3名符合本法要求的联系人处理注册官查询，并在出现空缺或资料变更时及时委任替代者及完成法定通知。联系人姓名和私人资料不写入本章程。

17.2 本会须在新西兰维持注册办公室。地址由理事会决定并依法通知注册官。

17.3 本会可使用印章。印章由秘书长保管，只有经理事会决议授权方可使用，并由两名官员见证签署。法律不要求使用印章的合同可依本法及理事会授权签署。

18.1 理事会可制定与本章程及本法一致的政策和附例，包括会员、会费、活动、财务授权、隐私、网站、品牌、专业理事会和选举程序。政策不得剥夺本章程授予会员的实质权利。

18.2 重要政策及其修订须及时通知会员，并可由下一次会员大会以简单多数确认、修改或撤销。

19.1 章程修改须以书面提出，并在会员大会通知中列明全文及理由。除本法允许的轻微或技术性修订外，修改须经会员大会所投有效票不少于三分之二通过。

19.2 理事会可依本法作出轻微或技术性修订，但须按法定方式及期限通知会员；达到本法规定比例的会员提出异议时，该修订须提交会员大会。

19.3 任何修改须继续符合本法，并在规定期限内连同所需证明提交注册官；修改仅自注册之日起生效。

20.1 本会自愿清算或申请从登记册移除，须依本法及本章程提前通知，并经有权表决会员所投有效票不少于三分之二通过；如法律要求更高门槛，则从其规定。

20.2 清偿全部债务和费用后的剩余资产，不得分配给本会或任何会员，而须依会员大会决议转给一个或多个在新西兰注册、具有相同或相近宗旨且禁止向会员分配财务收益的非营利实体。

20.3 如会员大会未能有效指定接收实体，理事会或清算人须依本法及上述标准选择；任何分配均须符合本法关于剩余资产的程序。